كتابة الرسائل الرسمية باللغة الإنجليزية هي مهارة هامة في العالم الأعمال والتواصل الشخصي. تعتبر الرسائل الرسمية وسيلة فعالة للتواصل وتبادل المعلومات بطريقة مهنية ومنظمة. في هذا المقال، سأقدم لك خطوات ونصائح لكتابة الرسائل الرسمية باللغة الإنجليزية.
تعد كتابة ايميل رسمي بالانجليزي جزءًا أساسيًا من الاتصالات في العالم الأعمال. إن القدرة على كتابة رسالة رسمية باللغة الإنجليزية بشكل صحيح ومنظم يمكن أن تسهم في بناء علاقات مهنية قوية وتحقيق الأهداف المطلوبة.
كتابة ايميل رسمي بالانجليزي:
يتضمن هذا المقال الافكار التالية:
- ماهو الايميل الرسمي بشكل عام؟
- الفرق بين ايميل رسمي وغير رسمي
- خطوات كتابة ايميل رسمي بالانجليزي باحترافية
- كيف ترد على ايميل رسمي؟
- بعض المفردات المهمة عند كتابة ايميل رسمي بالانجليزي
- نموذج كتابة ايميل رسمي بالانجليزي
ماهو الايميل الرسمي بشكل عام؟
يعتبر البريد الإلكتروني الرسمي وسيلة أساسية للاتصال في العصر الحديث. بشكل عام، يمكن تعريف البريد الإلكتروني الرسمي بأنه حساب إلكتروني يتم توفيره من قبل مؤسسة أو شركة لأغراض الاتصال الرسمي داخل المؤسسة. يستخدم البريد الإلكتروني الرسمي بشكل واسع في المجال العملي لتبادل المعلومات والمراسلات الرسمية بين الموظفين والعملاء والشركاء التجاريين.
اقرأ الدرس التالي: الوظائف بالانجليزي
يتمتع البريد الإلكتروني الرسمي بمزايا عديدة مثل السرعة والسهولة في إرسال واستقبال الرسائل والملفات والتعاون الفعال بين الأفراد والفروع المختلفة. يتكون البريد الإلكتروني الرسمي من عنوان بريد إلكتروني مميز بالشركة أو المؤسسة، مما يضمن المصداقية والاعتراف بالجهة الرسمية التي يتبعها البريد الإلكتروني.
الفرق بين ايميل رسمي وغير رسمي
الفرق بين الإيميل الرسمي والإيميل غير الرسمي هو أن الإيميل الرسمي يُستخدم عادة في القطاعات العملية مثل الشركات التجارية والجامعات والمدارس والمؤسسات الأخرى التي تحتاج إلى تعاملات رسمية وموثقة. يتم استخدامه هذا النوع من الإيميل في التواصل مع العملاء وبين الموظفين والقطاعات الداخلية.
بالمقابل، الإيميل غير الرسمي يستخدم للأغراض الشخصية وغير الرسمية. فهو يعتبر إيميلاً مجانياً يتيح للأفراد إرسال واستقبال الرسائل الإلكترونية بشكل سريع وسهل دون أي تكلفة.
لذا، إذا كنت بحاجة إلى إرسال رسائل رسمية أو التواصل في سياق العمل فإن الاستخدام الأفضل هو الإيميل الرسمي. أما إذا كان الأمر يتعلق بالتواصل الشخصي والأغراض غير الرسمية فإن الإيميل الغير رسمي يكون الخيار المناسب.
لاحظ أيضاً أنه يمكن أن يكون للإيميل الرسمي ميزات إضافية مثل توفر مساحة تخزين أكبر وإمكانية إنشاء حسابات متعددة بنفس النطاق الخاص بالشركة أو المؤسسة.
في النهاية، يعتمد اختيار استخدام الإيميل الرسمي أو الغير رسمي على الغرض والاحتياجات الشخصية أو العملية لكل فرد.
خطوات كتابة ايميل رسمي بالانجليزي باحترافية
مهما كانت مجالات العمل المختلفة، فإن كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية باللغة الإنجليزية تعتبر مهارة حاسمة وضرورية لنجاح التواصل في العصر الحديث. إذا كنت ترغب في كتابة رسائل بريد إلكتروني بشكل احترافي وفعال، ففيما يلي خطوات يمكنك اتباعها:
- تحديد المرسل والمستلم/المستلمين
- تحية احترافية+افتتاحية الرسالة:
- التعريف بنفسك والشركة:
- ايضاح الغرض من الرسالة:
- استخدام لغة إنجليزية واضحة وصحيحة:
- كن موجزًا ومباشرًا:
- التفاصيل والمعلومات الإضافية:
- اختم بشكل مهذب/الختام والتوقيع:
- مرفقات الايميل
يمكنك الاطلاع على الدرس التالي: علامات الترقيم بالانجليزي
1. تحديد المرسل والمستلم/المستلمين
عند كتابة البريد الإلكتروني الرسمي باللغة الإنجليزية، من المهم تحديد المرسل والمستلم/المستلمين بشكل صحيح. يتضمن تحديد المرسل وضع اسم الشخص أو الجهة التي يتم تمثيلها عند إرسال البريد الإلكتروني. يحظى هذا بأهمية بالغة حيث تعرض خدمات البريد الإلكتروني عادةً اسم المرسل قبل عنوان البريد الإلكتروني الخاص به. وينبغي أن يكون عنوان البريد الإلكتروني أو الموضوع جذابًا ومفهومًا، وأن لا يكون غامضًا أو غير واضح، لتسهيل فهم موضوع البريد الإلكتروني بوضوح.
2. تحية احترافية+افتتاحية الرسالة:
من المهم أن تبدأ رسالتك البريدية بتحية محترمة واحترافية. يمكنك استخدام عبارات مثل : “Dear [اسم المستلم]” أو “Good morning/afternoon [اسم المستلم]” للترحيب بالمستلم.
تبدأ الرسالة بتحية مهذبة مثل “Dear [اسم المستلم]” أو “To whom it may concern” إذا لم يكن لديك معلومات دقيقة عن المستلم. يمكنك استخدام “Dear Sir/Madam” إذا كنت لا تعرف جنس المستلم.
3. التعريف بنفسك والشركة:
عند كتابة البريد الإلكتروني، يتعين على المرسل تقديم نفسه وتوضيح أهم المعلومات الشخصية والتجارية. على سبيل المثال، يمكن للشخص أن يخصص فقرة للتعريف بنفسه، حيث يشمل الاسم والوظيفة والخبرات السابقة المهمة. وفيما يتعلق بالشركة، يجب على المرسل أن يذكر اسم الشركة ونطاق عملها والخدمات أو المنتجات التي تقدمها. كما يُمكن أيضًا ذكر أهداف الشركة ومكانتها في السوق.
4. ايضاح الغرض من الرسالة:
عند كتابة البريد الإلكتروني الرسمي باللغة الإنجليزية، يعتبر توضيح الغرض من الرسالة أمرًا هامًا. يهدف ذلك إلى توضيح سبب كتابة الرسالة وما الذي يتوقع المرسل من القارئ. يمكن استخدام عبارات مباشرة وواضحة لشرح الهدف، مثل “أكتب لإطلاعكم على” أو “أرسل هذه الرسالة لطلب”، ومن ثم يمكن تقديم تفاصيل إضافية بشكل واضح ومختصر. يساعد توضيح الغرض في توجيه قارئ الرسالة وتحقيق الهدف المرجو من الاتصال.
5. استخدام لغة إنجليزية واضحة وصحيحة:
أثناء كتابة البريد الإلكتروني الرسمي باللغة الإنجليزية، من المهم أن يتم استخدام لغة واضحة وصحيحة لضمان التواصل الفعال. يجب أن يتم الانتباه إلى القواعد النحوية والإملائية واستخدام المفردات المناسبة. يجب أيضا تجنب استخدام الاختصارات أو الرموز غير المهنية. من المفيد أيضًا استخدام جمل مرتبطة بشكل منطقي واستخدام الفقرات المتفرعة لتنظيم المحتوى بشكل صحيح. في النهاية، يجب عليك التأكد من المراجعة والتحقق من الدقة والاحترافية قبل إرسال البريد الإلكتروني.
6. كن موجزًا ومباشرًا:
عند كتابة البريد الإلكتروني الرسمي باللغة الإنجليزية، يجب أن يكون الأسلوب موجزًا ومباشرًا. ينبغي عدم إطالة الأفكار والحفاظ على النص بشكل مركز وواضح. يجب استخدام هيكلية البريد الإلكتروني المعتادة، بما في ذلك التحية المناسبة والتعريف بالنفس في البداية. بعد ذلك، ينبغي طرح الموضوع المراد التحدث عنه بشكل واضح وتوضيح ذلك في جمل قصيرة ومحددة. يجب أيضًا إغلاق البريد الإلكتروني بتحية مناسبة، مثل “شكراً لكم على الوقت والاهتمام” وإرفاق توقيعك الإلكتروني. في النهاية، يفضل تدقيق البريد الإلكتروني للتأكد من أنه موجز ويحترم الأسلوب الرسمي المتوقع في الكتابة الرسمية.
7. التفاصيل والمعلومات الإضافية:
عند كتابة البريد الإلكتروني الرسمي باللغة الإنجليزية، من المهم أن نتضمن التفاصيل والمعلومات الإضافية لتعزيز وتوضيح الرسالة المراد إيصالها. يجب أن تكون هذه التفاصيل والمعلومات دقيقة ومنسقة، وذلك لتجنب أي سوء فهم أو غموض. يمكن استخدام الجداول والنصوص المغلفة لتسليط الضوء على المعلومات الهامة.
اقرأ الدرس التالي: مصطلحات طبية تستخدم في المستشفى
8. اختم بشكل مهذب/الختام والتوقيع:
في ختام رسالتك، استخدم عبارات مهذبة مثل “أتمنى أن تكون هذه النصائح مفيدة لك في كتابة الرسائل الرسمية باللغة الإنجليزية. يجب أن تكون الرسائل الرسمية واضحة، موجزة، ومهذبة. استخدم عبارة مهذبة لتختمها. يمكنك استخدام عبارات مثل “Kind regards” أو “Sincerely” أو “Thank you” لإظهار احترامك وتقديرك للمستلم. لا تنس التوقيع الختامي الذي يشمل اسمك ومسمى وظيفتك.
قم بمراجعة الرسالة قبل إرسالها للتأكد من خلوها من الأخطاء النحوية والإملائية. استخدم لغة مهنية ومودة في التواصل مع المستلم. مع تحياتي،
[اسمك]
[منصبك]
[اسم الشركة]
[معلومات التواصل الخاصة بك]
9. مرفقات الايميل
تُعتبر المرفقات بمثابة جزء هام من البريد الإلكتروني الرسمي باللغة الإنجليزية. فعندما يرغب الشخص في إرفاق ملفات أو وثائق مهمة مع رسالته، يُستخدم هذا الأداة لتوفير الوثوقية وتسهيل عملية تبادل المعلومات. ولضمان نجاح عملية إرسال المرفقات، يجب على المرسل التحقق من حجم الملفات ولزوما قوانين البريد الإلكتروني للمرسل والمستلم.
تأخذ المرفقات العديد من الأشكال:
- مستندات النص:
- ملفات Word: تُعد ملفات Word أحد أنواع المرفقات الأكثر شيوعًا. تسمح للمستخدمين بمشاركة وثائق النص والتقارير والمذكرات بسهولة، ويمكن فتحها وتعديلها باستخدام برامج مثل Microsoft Word وغيرها.
- ملفات PDF: تُستخدم ملفات PDF لحفظ التنسيق الأصلي للمستندات ومشاركتها بين المستخدمين بدون تعديل. ويفضل استخدام برامج مثل Adobe Acrobat لفتح وعرض ملفات PDF.
- الصور والرسومات:
- ملفات JPEG و PNG: تُستخدم هذه الصيغ لإرفاق الصور والرسومات في البريد الإلكتروني. يمكن تحميلها بسرعة وفتحها على معظم الأجهزة والبرامج.
- ملفات GIF: تُستخدم ملفات GIF لإرفاق الصور المتحركة، وهي مفيدة لتعبير رسومات متحركة أو لإضافة المزيد من الحيوية إلى البريد الإلكتروني.
- الملفات المضغوطة:
- ملفات ZIP و RAR: يتم استخدام الملفات المضغوطة لضغط عدة ملفات في ملف واحد، مما يسهل نقل العديد من الملفات بنفس الوقت وتوفير مساحة التخزين. وتحتاج هذه الملفات إلى برنامج لفك الضغط مثل WinRAR أو WinZip.
- الوثائق الجداولية والعروض التقديمية:
- ملفات Excel و CSV: تُستخدم ملفات Excel و CSV لإرفاق البيانات المرتبة في جداول وملفات البيانات بصيغة نصية. يُفضل استخدام برنامج Excel لفتح وتحرير ملفات Excel، في حين يمكن فتح ملفات CSV باستخدام برامج تحرير النصوص.
- ملفات PowerPoint: تُستخدم ملفات PowerPoint لإرفاق العروض التقديمية والشرائح. يمكن فتحها وعرضها باستخدام برامج PowerPoint أو تطبيقات مشابهة.
- ملفات الصوت والفيديو:
- ملفات MP3 و WAV: تُستخدم ملفات الصوت هذه لإرفاق الملفات الصوتية، مثل الموسيقى أو التسجيلات الصوتية المختلفة. يمكن استخدام برامج تشغيل الصوت المتوفرة لفتح هذه الملفات.
- ملفات MP4 و AVI: تُستخدم ملفات الفيديو هذه لإرفاق الأفلام والتسجيلات الفيديوية. يمكن تشغيلها باستخدام برامج تشغيل الفيديو المعتادة على الأجهزة المختلفة.
كيف ترد على ايميل رسمي؟
عندما تتلقى رسالة بريد إلكتروني رسمية، من المهم أن ترد عليها بطريقة لائقة ومهنية. للرد على البريد الإلكتروني الرسمي بنجاح، يجب أن تتبع بعض الخطوات الأساسية. أولاً وقبل كل شيء، يجب أن تعبر عن الامتنان والتقدير للشخص الذي أرسل البريد الإلكتروني. بعدها، من الأفضل أن تحدد هدف ردك وتصيغه بشكل واضح وموجز. إضافة إلى ذلك، ينبغي أن يحتوي الرد على جميع المعلومات اللازمة وأن تكون عبارتك واضحة ومفهومة.
في نهاية الرسالة، من الجيد أن تتوفّر على توقيع مهني يحتوي على معلومات الاتصال الخاصة بك. باختصار، الرد على البريد الإلكتروني الرسمي يتطلب توخي الاحترام والاهتمام بالتفاصيل والصواب في التعبير، وذلك لضمان بناء علاقات مهنية قوية وفعالة.
بعض المفردات المهمة عند كتابة ايميل رسمي بالانجليزي
إليك أهم المفردات والعبارات المتعلقة بكتابة البريد الإلكتروني الرسمي باللغة الانجليزية، والتي ستساعدك على التعبير بشكل مهني وفعّال:
- Greeting:
- Dear Sir/Madam: عزيزي السيد/السيدة
- Dear Mr./Ms. [Last Name]: عزيزي السيد/السيدة [اسم العائلة]
- Opening Lines:
- I hope this email finds you well. آمل أن تكون بخير عند قراءة هذا البريد
- I am writing to inquire about… أكتب لأستفسر عن…
- Introducing Yourself:
- My name is [Name] and I am writing to… اسمي هو [اسمك] وأكتب لـ…
- I work for [Company/Organization] as… أعمل في شركة/مؤسسة [اسم الشركة/المؤسسة] كـ…
- Giving Information:
- I would like to inform you that… أود أن أبلغك بأن…
- I am writing to provide you with… أكتب لأزودك بـ…
- Please find attached… يرجى إيجاد المرفق…
- Requesting Information:
- I would appreciate if you could… أكون شاكراً إذا استطعت…
- Could you please provide me with… هل بإمكانكم تزويدي بـ…
- I would be grateful if you could… سأكون ممتناً إذا استطعتم…
- Making Enquiries:
- I would like to inquire about… أود أن أستفسر عن…
- Can you please clarify… هل يمكنكم التوضيح…
- Closing Lines:
- Thank you for your attention to this matter. شكراً لاهتمامكم بالموضوع
- Please let me know if you require any further information. يرجى إعلامي إذا كنتم بحاجة إلى أي معلومات إضافية
- Closing:
- Best regards, مع أطيب التحيات
- Sincerely, بصدق
- Yours faithfully, مع خالص التحية والاحترام
قد يكون من الأفضل أن تستخدم الجدول الآتي لتلخيص ترجمة المفردات:
| العبارة الانجليزية | الترجمة |
|---|---|
| Dear Sir/Madam: | عزيزي السيد/السيدة |
| I hope this email finds you well. | آمل أن تكون بخير عند قراءة هذا البريد |
| I am writing to inquire about… | أكتب لأستفسر عن… |
| My name is [Name] and I am writing to… | اسمي هو [اسمك] وأكتب لـ… |
| I would like to inform you that… | أود أن أبلغك بأن… |
| Please find attached… | يرجى إيجاد المرفق… |
| I would appreciate it. if you could… | أكون شاكراً إذا استطعت… |
| I would like to inquire about… | أود أن أستفسر عن… |
| Thank you for your attention to this matter. | شكراً لاهتمامكم بالموضوع |
| Best regards, | مع أطيب التحيات |
اقرأ الدرس التالي: مصطلحات طبية بالانجليزي
باستخدام هذه المفردات والعبارات، يمكنك كتابة ايميل رسمي بالانجليزي بشكل محترف ومؤثر. استخد العبارات المناسبة للوضع والموضوع الذي ترغب في طرحه ولا تتردد في تخصيص البريد الإلكتروني لمبتغاك واحتياجاتك الشخصية.
احرص على الاحترام والود في صياغة البريد الإلكتروني، وتأكد من مراجعته جيدًا قبل إرساله لضمان خلوه من أي أخطاء إملائية أو نحوية.
نموذج كتابة ايميل رسمي بالانجليزي
يمكنك استخدام القالب التالي الذي يتضمن جميع عناصر كتابة ايميل رسمي بالانجليزي:
Subject: Request for Meeting Appointment
Dear [Recipient’s Name],
I hope this email finds you well. My name is [Your Name], and I am writing on behalf of [Your Organization/Company]. I would like to request a meeting with you to discuss [purpose of the meeting].
We are highly interested in exploring potential collaboration opportunities between our organizations. Based on our research and understanding of your company’s expertise in [specific area], we believe there is significant potential for mutual benefit and synergy.
We would be grateful for the opportunity to meet with you and your team to further discuss how we can work together. Our preferred date and time for the meeting are as follows:
Date: [Proposed Date]
Time: [Proposed Time]
Duration: [Estimated Duration]
However, we are open to adjusting the schedule to accommodate your availability. Please let us know if the proposed date and time work for you, or if you would prefer an alternative date and time.
Additionally, if there are any specific topics or agenda items you would like us to cover during the meeting, please feel free to share them with us in advance. This will allow us to prepare and ensure that our discussion is productive and focused.
We appreciate your consideration of our meeting request and look forward to the opportunity to meet with you and explore potential collaboration. Please inform us of your availability at your earliest convenience. Should you have any questions or require further information, please do not hesitate to contact me directly at [Your Contact Information].
Thank you for your attention, and we hope to hear from you soon.
Warm regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Organization/Company]
[Your Contact Information]
في ختام هذه المقالة، يتبين أن القدرة على كتابة ايميل رسمي بالانجليزي بطريقة احترافية أمر ضروري في العديد من البيئات العملية. من خلال تطبيق مبادئ وقواعد كتابة البريد الإلكتروني المناسبة واستخدام جمل ومصطلحات بارعة، يمكن للشخص ترك انطباعًا جيدًا وملموسًا عن نفسه وشركته. يجب أن يعمل الكاتب على التصحيح الدقيق للأخطاء الإملائية وفقاً للغة المستخدمة لضمان أن البريد الإلكتروني يصل بوضوح وشمولية. بالتالي، فإن تطوير مهارات كتابة ايميل رسمي بالانجليزي يساهم في بناء سمعة احترافية قوية وتعزيز التواصل الفعال مع الآخرين في العمل.
لمزيد من الدروس المهمة لتعلم اللغة الانجليزية, يمكنك الاطلاع على: